Die Sicherheits-Checkliste, die Franchises von Tech-Anbietern verlangen

Wenn ein Franchise eine Software auswählt, vertraut es einem Anbieter die Kunden jedes Büros an. Mit der Sicherheitsprüfung kontrolliert es dieses Vertrauen, bevor sich Tausende Makler anmelden.

Franchises und große Brokerages stellen Tech-Anbietern immer wieder dieselben Fragen, meist in einem langen Fragebogen. Die Fragen sind keine Beschäftigungstherapie. Die Marke eines Franchise steht auf jedem Büro, und ein einziger schwacher Login kann Kundenakten, Verträge und Geldflüsse offenlegen. Das FBI zählte laut NAR mehr als $275 million an Verlusten durch Immobilienbetrug im Jahr 2025.

Hier ist die Checkliste in einfachen Worten: was Sie fragen sollten, warum es wichtig ist und wie eine gute Antwort klingt. Am Ende beantworten wir sie für RealtyMind, ausschließlich mit dem, was auf unserer eigenen Sicherheitsseite steht.

1. Anmeldung und Zugriff

• Single Sign-on. Können sich Makler mit dem Firmenkonto anmelden, das sie bereits nutzen, über Ihren Identitätsanbieter? Fragen Sie, in welche Richtung es funktioniert: Akzeptiert der Anbieter Ihren Login, oder will er selbst der Login sein?
• Mehrstufige Anmeldung. Laut CISA sinkt mit Multi-Faktor-Authentifizierung die Wahrscheinlichkeit, gehackt zu werden, um 99%. Fragen Sie, ob sie verfügbar ist und ob Sie sie verpflichtend machen können.
• Smartphone-Apps. Anmeldung per Face ID oder Fingerabdruck, damit Makler bei einer Besichtigung keine Passwörter eintippen.
• Offboarding am ersten Tag. Wenn ein Makler geht, kann ein Admin den Zugriff sofort und überall sperren?

2. Rollen und Datentrennung

• Rollen. Was sehen jeweils Makler, Teamleiter, Büro-Admin und Broker?
• Trennung der Büros. Werden die Daten jedes Büros von anderen Büros getrennt gehalten? Können Regionen und das nationale Team zusammengefasste Zahlen sehen, ohne jede Kundenliste zu sehen?
• Trennung der Brokerages. Sind die Daten jedes Kunden von denen aller anderen Kunden getrennt?
• Die KI folgt denselben Regeln. Wenn ein KI-Assistent Informationen nachschlagen kann, prüft er zuerst, wer fragt?

3. Dateneigentum und Export

• Wem gehört was. Kontakte, Deals und Dateien: Gehören sie dem Makler, dem Büro oder dem Franchise? Lassen Sie sich das vor dem Rollout schriftlich geben, nicht erst beim ersten Weggang.
• Jederzeit exportieren. In welchen Formaten, und wer darf was exportieren?
• Die Einwilligung geht mit. Werden Opt-outs mit den Kontakten exportiert, damit das nächste System sie weiter beachtet?
• Nicht zu verkaufen. Verkauft oder vermietet der Anbieter Ihre Daten an irgendjemanden?

4. Verschlüsselung und Backups

• Verschlüsselt bei der Übertragung und im Ruhezustand. Daten, die zwischen Geräten und Servern übertragen werden, und Daten, die auf Servern gespeichert sind, einschließlich Dateien und Backups.
• Automatische Backups. Wie oft, und wurde eine Wiederherstellung getestet?

5. Aktivitätsprotokolle

Fragen Sie, ob Anmeldungen, Exporte und Änderungen an sensiblen Datensätzen protokolliert werden und ob ein Broker sehen kann, wer wann was getan hat. Wenn etwas schiefgeht, erfahren Sie über das Protokoll, was passiert ist.

6. Audits und Zertifizierungen

Viele Franchises verlangen einen unabhängigen Prüfbericht. Ein verbreiteter ist SOC 2. Die AICPA beschreibt ihre SOC-Berichte als eine Reihe von Leistungen, die CPAs erbringen können, zu den Systemkontrollen eines Dienstleisters. Fragen Sie, ob der Anbieter einen hat, welchen Zeitraum er abdeckt und ob Sie ihn unter einer Vertraulichkeitsvereinbarung lesen können. Fragen Sie auch nach externen Sicherheitstests. Ebenso wichtig: Seien Sie vorsichtig bei einem Anbieter, der Zertifizierungen andeutet, die er Ihnen nicht zeigen kann.

7. KI-spezifische Fragen

• Beachtet die KI dieselben Rollen und Datentrennungen wie Menschen?
• Werden Anrufe aufgezeichnet, und sagt die KI das zu Beginn?
• Ruft die KI nur Personen an oder schreibt nur denen, die eingewilligt haben?
• Wie verwendet die KI Kundendaten, und können Sie diese Antwort schriftlich bekommen?

8. Wenn etwas schiefgeht

Fragen Sie, wie der Anbieter Sie über ein Sicherheitsproblem informiert, wie schnell und wer Ihr Ansprechpartner ist. Fragen Sie, wie Außenstehende ihm ein Sicherheitsproblem melden. Eine klare Antwort hier sagt viel über den Rest.

Wie RealtyMind heute antwortet

Hier ist unsere eigene Checkliste, beantwortet ausschließlich anhand unserer Sicherheitsseite, unserer Franchise-Seite und unserer Hilfeartikel.

Diese letzte Zeile zu Zertifizierungen ist wichtig. Jeder Anbieter sollte Ihnen klar sagen, was er bereits erworben hat und was noch nicht, damit Sie entscheiden können, was Ihr Rollout braucht.

Was Makler Sie fragen werden

Die Sicherheitsprüfung ist nicht nur Sache des IT-Teams im Franchise. Makler stellen ihre eigene Version derselben Fragen, meist in einfacheren Worten, und die Antworten entscheiden, ob sie das Tool tatsächlich nutzen:

• „Kann mein Broker meine Kunden sehen?“ Erklären Sie die Rollen in einem Satz, und zeigen Sie sie.
• „Wenn ich gehe, behalte ich meine Kontakte?“ Halten Sie die Antwort zum Eigentum vor dem Rollout schriftlich bereit.
• „Schreibt das System meinen Kunden, ohne zu fragen?“ Zeigen Sie, wer was freigibt und dass nur Personen, die eingewilligt haben, SMS bekommen.
• „Brauche ich noch ein Passwort?“ Mit der Anmeldung über Google oder Microsoft nutzen Makler den geschäftlichen Login, den sie bereits haben.

Legen Sie diese Antworten jedem Büro ins Rollout-Paket. Eine klare Antwort am ersten Tag verhindert ein Gerücht am zweiten.

Ein einfacher Weg zur Prüfung

1. Senden Sie den Fragebogen früh, vor der Demo, damit die Antworten bestimmen, worauf Sie schauen.
2. Verlangen Sie schriftliche Antworten und Links zu den eigenen Seiten des Anbieters.
3. Testen Sie es in Ihrem ersten Büro: Melden Sie sich mit Ihrem Firmen-Login an, probieren Sie jede Rolle aus und führen Sie einen Export durch.
4. Prüfen Sie das Offboarding, indem Sie einen Testmakler entfernen und bestätigen, dass der Zugriff endet.
5. Entscheiden Sie Region für Region. Unser Leitfaden zum Technologie-Rollout in einem Franchise deckt den Rest ab.

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