O checklist de segurança que as franquias pedem aos fornecedores de tecnologia

Quando uma franquia escolhe um software, está confiando a um fornecedor os clientes de todos os escritórios. A avaliação de segurança é como ela confirma essa confiança antes que milhares de corretores façam login.

Franquias e grandes imobiliárias fazem as mesmas perguntas aos fornecedores de tecnologia repetidas vezes, geralmente em um questionário longo. As perguntas não são burocracia. A marca de uma franquia está em cada escritório, e um único login fraco pode expor arquivos de clientes, contratos e movimentações de dinheiro. O FBI contabilizou mais de $275 milhões em perdas com fraudes imobiliárias em 2025, segundo a NAR.

Aqui está o checklist em linguagem simples: o que perguntar, por que importa e como soa uma boa resposta. No final, respondemos por parte da RealtyMind usando apenas o que diz a nossa própria página de segurança.

1. Login e acesso

• Login único (single sign-on). Os corretores conseguem entrar com a conta da empresa que já usam, pelo seu provedor de identidade? Pergunte em que direção funciona: o fornecedor aceita o seu login ou quer ser o login?
• Login com múltiplos fatores. A CISA diz que usar autenticação multifator deixa você 99% menos propenso a ser hackeado. Pergunte se está disponível e se você pode torná-la obrigatória.
• Apps para celular. Login com Face ID ou impressão digital, para que os corretores não fiquem digitando senhas durante uma visita.
• Desligamento no primeiro dia. Quando um corretor sai, um administrador consegue cortar o acesso na hora, em todos os lugares?

2. Funções e barreiras de dados

• Funções. O que cada um vê: corretor, líder de equipe, administrador do escritório e broker?
• Barreiras entre escritórios. Os dados de cada escritório ficam separados dos outros escritórios? As regionais e a equipe nacional conseguem ver os consolidados sem ver todas as listas de clientes?
• Barreiras entre imobiliárias. Os dados de cada cliente da plataforma ficam separados dos de todos os outros?
• A IA segue as mesmas regras. Se um assistente de IA pode consultar informações, ele verifica primeiro quem está perguntando?

3. Propriedade e exportação dos dados

• Quem é dono do quê. Contatos, negócios e arquivos: pertencem ao corretor, ao escritório ou à franquia? Coloque por escrito antes da implantação, não na primeira saída.
• Exportação a qualquer momento. Em quais formatos, e quem pode exportar o quê?
• O consentimento vai junto. Os descadastramentos são exportados com os contatos, para que o próximo sistema continue respeitando?
• Não está à venda. O fornecedor vende ou aluga seus dados para alguém?

4. Criptografia e backups

• Criptografia em trânsito e em repouso. Dados circulando entre dispositivos e servidores, e dados armazenados nos servidores, incluindo arquivos e backups.
• Backups automáticos. Com que frequência, e alguma restauração já foi testada?

5. Registros de atividade

Pergunte se os logins, exportações e alterações em registros sensíveis ficam registrados, e se um broker consegue ver quem fez o quê e quando. Quando algo dá errado, é pelo registro que você descobre o que aconteceu.

6. Auditorias e certificações

Muitas franquias pedem um relatório de auditoria independente. Um dos mais comuns é o SOC 2. O AICPA descreve seus relatórios SOC como um conjunto de serviços que CPAs (contadores certificados) podem prestar sobre os controles de sistema de uma organização prestadora de serviços. Pergunte se o fornecedor tem um, qual período ele cobre e se você pode lê-lo sob um acordo de confidencialidade. Pergunte também sobre testes de segurança externos. Igualmente importante: desconfie de um fornecedor que insinua certificações que não consegue mostrar.

7. Perguntas específicas sobre IA

• A IA respeita as mesmas funções e barreiras de dados que as pessoas?
• As ligações são gravadas, e a IA avisa isso no início?
• A IA liga ou manda texto apenas para quem deu consentimento?
• Como os dados dos clientes são usados pela IA, e você pode ter essa resposta por escrito?

8. Quando algo dá errado

Pergunte como o fornecedor avisa você sobre um problema de segurança, com que rapidez e quem é o seu contato. Pergunte como alguém de fora reporta um problema de segurança a eles. Uma resposta clara aqui diz muito sobre o resto.

Como a RealtyMind responde hoje

Aqui está o nosso próprio checklist, respondido apenas com base na nossa página de segurança, na nossa página para franquias e nos nossos artigos de ajuda.

Essa última linha, sobre certificações, importa. Qualquer fornecedor deve dizer claramente o que já conquistou e o que ainda não, para você decidir o que a sua implantação precisa.

O que os corretores vão perguntar a você

A avaliação de segurança não é só para a equipe de TI da franquia. Os corretores vão fazer a própria versão das mesmas perguntas, geralmente com palavras mais simples, e as respostas decidem se eles vão realmente usar a ferramenta:

• “Meu broker consegue ver meus clientes?” Explique as funções em uma frase e mostre na tela.
• “Se eu sair, fico com meus contatos?” Tenha a resposta sobre a propriedade dos dados pronta, por escrito, antes da implantação.
• “Isso vai mandar texto para os meus clientes sem perguntar?” Mostre quem aprova o quê, e que só recebe texto quem deu consentimento.
• “Preciso de mais uma senha?” Com o login Google ou Microsoft, os corretores usam o login de trabalho que já têm.

Coloque essas respostas no kit de implantação de cada escritório. Uma resposta clara no primeiro dia evita um boato no segundo.

Um jeito simples de fazer a avaliação

1. Envie o questionário cedo, antes da demonstração, para que as respostas orientem o que você vai olhar.
2. Peça respostas por escrito e links para as próprias páginas do fornecedor.
3. Teste no seu primeiro escritório: entre com o login da empresa, experimente cada função e faça uma exportação.
4. Confira o desligamento removendo um corretor de teste e confirmando que o acesso termina.
5. Decida região por região. Nosso guia sobre implantar tecnologia em uma franquia cobre o resto.

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