Ang security checklist na hinihingi ng mga franchise sa mga tech vendor

Kapag pumipili ng software ang isang franchise, ipinagkakatiwala nito sa vendor ang clients ng bawat opisina. Ang security review ang paraan para suriin ang tiwalang iyon bago mag-log in ang libu-libong agent.

Paulit-ulit na tinatanong ng franchise at enterprise brokerages ang parehong mga tanong sa tech vendors, kadalasan sa mahabang questionnaire. Hindi pang-abala lang ang mga tanong. Nasa bawat opisina ang brand ng franchise, at ang isang mahinang login ay puwedeng maglantad ng client files, contracts at galaw ng pera. Nagbilang ang FBI ng higit sa $275 million na nawala sa real estate fraud noong 2025, ayon sa ulat ng NAR.

Narito ang checklist sa simpleng salita: ano ang itatanong, bakit ito mahalaga at ano ang tunog ng magandang sagot. Sa dulo, sinasagot namin ito para sa RealtyMind gamit lang ang sinasabi ng sarili naming security page.

1. Sign-in at access

• Single sign-on. Makakapag-log in ba ang agents gamit ang company account na gamit na nila, sa pamamagitan ng identity provider ninyo? Itanong kung saang direksyon ito gumagana: tinatanggap ba ng vendor ang login ninyo, o gusto nitong siya ang maging login?
• Multi-factor sign-in. Sabi ng CISA, kapag gumagamit kayo ng multi-factor authentication, 99% na mas maliit ang tsansang ma-hack kayo. Itanong kung available ito at kung puwede ninyo itong i-require.
• Phone apps. Sign-in gamit ang Face ID o fingerprint, para hindi nagta-type ng password ang agents sa showing.
• Offboarding sa unang araw. Kapag umalis ang isang agent, kaya bang patayin agad ng admin ang access, kahit saan?

2. Roles at data walls

• Roles. Ano ang nakikita ng bawat agent, team lead, office admin at broker?
• Office walls. Hiwalay ba ang data ng bawat opisina sa ibang opisina? Nakikita ba ng regions at ng national team ang roll-ups nang hindi nakikita ang bawat client list?
• Brokerage walls. Hiwalay ba ang data ng bawat customer sa data ng ibang customer?
• Parehong rules ang sinusunod ng AI. Kung kayang maghanap ng impormasyon ng AI assistant, tinitingnan ba muna nito kung sino ang nagtatanong?

3. Pagmamay-ari ng data at export

• Sino ang may-ari ng ano. Contacts, deals at files: sa agent ba, sa opisina o sa franchise? Ipasulat ito bago ang rollout, hindi sa unang pag-alis ng agent.
• Export kahit kailan. Sa anong formats, at sino ang puwedeng mag-export ng ano?
• Sumasama ang consent. Nae-export ba ang opt-outs kasama ng contacts, para patuloy itong sundin ng susunod na system?
• Hindi ibinebenta. Ibinebenta o pinapaupahan ba ng vendor ang data ninyo sa kahit sino?

4. Encryption at backups

• Encrypted in transit at at rest. Data na gumagalaw sa pagitan ng devices at servers, at data na naka-store sa servers, kasama ang files at backups.
• Automatic backups. Gaano kadalas, at na-test na ba ang restore?

5. Activity logs

Itanong kung naka-log ang sign-ins, exports at pagbabago sa sensitive records, at kung makikita ng broker kung sino ang gumawa ng ano at kailan. Kapag may nangyaring mali, ang log ang paraan para malaman ninyo kung ano ang nangyari.

6. Audits at certifications

Maraming franchise ang humihingi ng independent audit report. Karaniwan ang SOC 2. Inilalarawan ng AICPA ang SOC reports nito bilang suite of service offerings CPAs may provide tungkol sa system controls ng isang service organization. Itanong kung mayroon ang vendor, anong panahon ang saklaw nito at kung puwede ninyo itong basahin sa ilalim ng confidentiality agreement. Itanong din ang tungkol sa outside security testing. Kasinghalaga nito: mag-ingat sa vendor na nagpapahiwatig ng certifications na hindi nito maipakita sa inyo.

7. Mga tanong na para sa AI

• Sinusunod ba ng AI ang parehong roles at data walls gaya ng mga tao?
• Nire-record ba ang calls, at sinasabi ba ito ng AI sa simula?
• Tumatawag o nagte-text lang ba ang AI sa mga taong nag-opt in?
• Paano ginagamit ng AI ang client data, at makukuha ba ninyo ang sagot na iyon nang nakasulat?

8. Kapag may nangyaring mali

Itanong kung paano kayo sasabihan ng vendor tungkol sa security problem, gaano kabilis, at sino ang contact ninyo. Itanong kung paano nagre-report sa kanila ng security issue ang taong taga-labas. Malaki ang sinasabi ng malinaw na sagot dito tungkol sa iba pa.

Paano sumasagot ang RealtyMind ngayon

Narito ang sarili naming checklist, sinagot gamit lang ang aming security page, aming franchise page at aming help articles.

Mahalaga ang huling row tungkol sa certifications. Dapat sabihin sa inyo nang malinaw ng anumang vendor kung ano ang nakuha na nito at ano ang hindi pa, para makapagpasya kayo kung ano ang kailangan ng rollout ninyo.

Ang itatanong sa inyo ng agents

Hindi lang para sa IT team ng franchise ang security review. Itatanong ng agents ang sarili nilang bersyon ng parehong mga tanong, kadalasan sa mas simpleng salita, at ang mga sagot ang magdedesisyon kung talagang gagamitin nila ang tool:

• "Nakikita ba ng broker ko ang clients ko?" Ipaliwanag ang roles sa isang pangungusap, at ipakita sa kanila.
• "Kung aalis ako, akin pa rin ba ang contacts ko?" Ihanda ang sagot tungkol sa pagmamay-ari, nakasulat, bago ang rollout.
• "Magte-text ba ito sa clients ko nang hindi nagtatanong?" Ipakita kung sino ang nag-a-approve ng ano, at na ang mga nag-opt in lang ang nakakatanggap ng texts.
• "Kailangan ko ba ng isa pang password?" Sa Google o Microsoft sign-in, ginagamit ng agents ang work login na mayroon na sila.

Ilagay ang mga sagot na ito sa rollout kit ng bawat opisina. Ang malinaw na sagot sa unang araw ay pumipigil sa tsismis sa ikalawang araw.

Simpleng paraan para gawin ang review

1. Ipadala nang maaga ang questionnaire, bago ang demo, para ang mga sagot ang humubog sa titingnan ninyo.
2. Humingi ng nakasulat na sagot at links sa sariling pages ng vendor.
3. I-test ito sa unang opisina ninyo: mag-sign in gamit ang company login ninyo, subukan ang bawat role at magpatakbo ng export.
4. Suriin ang offboarding sa pag-alis ng test agent at pagkumpirmang natapos ang access.
5. Magdesisyon region por region. Tinatalakay ang iba pa sa aming gabay sa pag-rollout ng technology sa buong franchise.

Mga tanong