De beveiligingschecklist die franchises van techleveranciers vragen

Als een franchise software kiest, vertrouwt hij een leverancier de klanten van elk kantoor toe. Met de beveiligingsreview controleert hij dat vertrouwen voordat duizenden makelaars inloggen.

Franchises en grote makelaarskantoren stellen techleveranciers steeds dezelfde vragen, meestal in een lange vragenlijst. Die vragen zijn geen bezigheidstherapie. Het merk van een franchise staat op elk kantoor, en één zwakke login kan klantdossiers, contracten en geldstromen blootleggen. De FBI telde meer dan $275 miljoen aan verliezen door vastgoedfraude in 2025, zoals gemeld door NAR.

Hier is de checklist in gewone taal: wat u vraagt, waarom het ertoe doet en hoe een goed antwoord klinkt. Aan het eind beantwoorden we hem voor RealtyMind, alleen met wat onze eigen beveiligingspagina zegt.

1. Inloggen en toegang

• Single sign-on. Kunnen makelaars inloggen met het bedrijfsaccount dat ze al gebruiken, via uw identiteitsprovider? Vraag in welke richting het werkt: accepteert de leverancier uw login, of wil hij zelf de login zijn?
• Inloggen met meerdere factoren. Volgens CISA maakt meervoudige authenticatie de kans dat u wordt gehackt 99% kleiner. Vraag of het beschikbaar is en of u het verplicht kunt stellen.
• Telefoonapps. Inloggen met Face ID of vingerafdruk, zodat makelaars tijdens een bezichtiging geen wachtwoorden typen.
• Offboarding op dag één. Als een makelaar vertrekt, kan een beheerder de toegang dan meteen overal afsluiten?

2. Rollen en scheidingen tussen gegevens

• Rollen. Wat ziet een makelaar, teamleider, kantoorbeheerder en broker elk?
• Scheiding per kantoor. Worden de gegevens van elk kantoor gescheiden gehouden van andere kantoren? Kunnen regio's en het landelijke team totaaloverzichten zien zonder elke klantenlijst te zien?
• Scheiding per makelaarskantoor. Zijn de gegevens van elke klant gescheiden van die van alle andere klanten?
• AI volgt dezelfde regels. Als een AI-assistent dingen kan opzoeken, controleert hij dan eerst wie het vraagt?

3. Eigendom en export van gegevens

• Wie bezit wat. Contacten, deals en bestanden: zijn ze van de makelaar, het kantoor of de franchise? Leg het schriftelijk vast vóór de uitrol, niet pas bij het eerste vertrek.
• Altijd exporteren. In welke formaten, en wie kan wat exporteren?
• Toestemming reist mee. Worden afmeldingen met de contacten geëxporteerd, zodat het volgende systeem ze blijft respecteren?
• Niet te koop. Verkoopt of verhuurt de leverancier uw gegevens aan wie dan ook?

4. Versleuteling en back-ups

• Versleuteld tijdens verzending en in opslag. Gegevens die tussen apparaten en servers worden verzonden, en gegevens die op servers zijn opgeslagen, inclusief bestanden en back-ups.
• Automatische back-ups. Hoe vaak, en is een herstel getest?

5. Activiteitenlogboeken

Vraag of inlogpogingen, exports en wijzigingen in gevoelige dossiers worden vastgelegd, en of een broker kan zien wie wat wanneer heeft gedaan. Als er iets misgaat, ontdekt u via het logboek wat er is gebeurd.

6. Audits en certificeringen

Veel franchises vragen om een onafhankelijk auditrapport. Een veelvoorkomend rapport is SOC 2. De AICPA omschrijft zijn SOC-rapporten als een reeks diensten die CPA's kunnen leveren over de systeemcontroles van een dienstverlenende organisatie. Vraag of de leverancier er een heeft, welke periode het dekt en of u het onder een geheimhoudingsovereenkomst mag lezen. Vraag ook naar externe beveiligingstests. Net zo belangrijk: wees op uw hoede bij een leverancier die zinspeelt op certificeringen die hij u niet kan laten zien.

7. Vragen specifiek over AI

• Respecteert de AI dezelfde rollen en scheidingen tussen gegevens als mensen?
• Worden gesprekken opgenomen, en zegt de AI dat aan het begin?
• Belt of sms't de AI alleen mensen die toestemming hebben gegeven?
• Hoe gebruikt de AI klantgegevens, en kunt u dat antwoord schriftelijk krijgen?

8. Als er iets misgaat

Vraag hoe de leverancier u informeert over een beveiligingsprobleem, hoe snel, en wie uw contactpersoon is. Vraag hoe iemand van buiten een beveiligingsprobleem bij hen meldt. Een duidelijk antwoord hier zegt veel over de rest.

Hoe RealtyMind vandaag antwoordt

Hier is onze eigen checklist, alleen beantwoord op basis van onze beveiligingspagina, onze franchisepagina en onze helpartikelen.

Die laatste regel over certificeringen doet ertoe. Elke leverancier hoort u duidelijk te vertellen wat hij wel en nog niet heeft behaald, zodat u kunt bepalen wat uw uitrol nodig heeft.

Wat makelaars u zullen vragen

De beveiligingsreview is niet alleen voor het IT-team van de franchise. Makelaars stellen hun eigen versie van dezelfde vragen, meestal in eenvoudiger woorden, en de antwoorden bepalen of ze de tool echt gaan gebruiken:

• "Kan mijn broker mijn klanten zien?" Leg de rollen in één zin uit, en laat ze zien.
• "Houd ik mijn contacten als ik vertrek?" Zorg dat het antwoord over eigendom vóór de uitrol schriftelijk klaarligt.
• "Gaat dit mijn klanten sms'en zonder te vragen?" Laat zien wie wat goedkeurt, en dat alleen mensen die toestemming hebben gegeven sms'jes krijgen.
• "Heb ik nog een wachtwoord nodig?" Met inloggen via Google of Microsoft gebruiken makelaars de werklogin die ze al hebben.

Zet deze antwoorden in het uitrolpakket voor elk kantoor. Een duidelijk antwoord op dag één voorkomt een gerucht op dag twee.

Een eenvoudige manier om de review uit te voeren

1. Stuur de vragenlijst vroeg, vóór de demo, zodat de antwoorden bepalen waar u naar kijkt.
2. Vraag om schriftelijke antwoorden en links naar de eigen pagina's van de leverancier.
3. Test het in uw eerste kantoor: log in met uw bedrijfslogin, probeer elke rol en voer een export uit.
4. Controleer de offboarding door een testmakelaar te verwijderen en te bevestigen dat de toegang stopt.
5. Beslis regio per regio. Onze gids over technologie uitrollen in een franchise behandelt de rest.

Vragen