Franchise'ların teknoloji sağlayıcılarından istediği güvenlik kontrol listesi

Bir franchise yazılım seçtiğinde, her ofisin müşterilerini bir sağlayıcıya emanet eder. Güvenlik incelemesi, binlerce danışman giriş yapmadan önce bu güveni sınamanın yoludur.

Franchise'lar ve kurumsal emlak ofisleri teknoloji sağlayıcılarına aynı soruları tekrar tekrar sorar, genellikle uzun bir anket halinde. Bu sorular boşuna değildir. Franchise'ın markası her ofiste yer alır ve tek bir zayıf giriş müşteri dosyalarını, sözleşmeleri ve para hareketlerini açığa çıkarabilir. NAR'ın aktardığına göre FBI, 2025'te 275 milyon doları aşan emlak dolandırıcılığı kaybı tespit etti.

İşte sade bir dille kontrol listesi: ne sormalı, neden önemli ve iyi bir yanıt nasıl olur. Sonunda, yalnızca kendi güvenlik sayfamızda yazanları kullanarak RealtyMind için yanıtlıyoruz.

1. Giriş ve erişim

• Tek oturum açma (SSO). Danışmanlar zaten kullandıkları şirket hesabıyla, kimlik sağlayıcınız üzerinden giriş yapabiliyor mu? Hangi yönde çalıştığını sorun: sağlayıcı sizin girişinizi mi kabul ediyor, yoksa girişin kendisi mi olmak istiyor?
• Çok faktörlü giriş. CISA'ya göre çok faktörlü kimlik doğrulama kullanmak hacklenme ihtimalinizi %99 azaltır. Mevcut olup olmadığını ve zorunlu kılıp kılamayacağınızı sorun.
• Telefon uygulamaları. Face ID veya parmak iziyle giriş, böylece danışmanlar gösterim sırasında şifre yazmak zorunda kalmaz.
• İlk gün erişim kapatma. Bir danışman ayrıldığında, yönetici erişimi her yerde anında kapatabiliyor mu?

2. Roller ve veri duvarları

• Roller. Danışman, ekip lideri, ofis yöneticisi ve broker ayrı ayrı neleri görüyor?
• Ofis duvarları. Her ofisin verileri diğer ofislerden ayrı tutuluyor mu? Bölgeler ve ulusal ekip, her müşteri listesini görmeden toplu özetleri görebiliyor mu?
• Emlak ofisi duvarları. Her müşterinin (şirketin) verileri diğer tüm müşterilerinkinden ayrı mı?
• Yapay zeka aynı kurallara uyar. Bir yapay zeka asistanı bilgi arayabiliyorsa, önce kimin sorduğunu kontrol ediyor mu?

3. Veri sahipliği ve dışa aktarma

• Kim neye sahip. Kişiler, işlemler ve dosyalar: danışmana mı, ofise mi, franchise'a mı ait? Bunu ilk ayrılıkta değil, kullanıma geçmeden önce yazılı olarak alın.
• İstediğiniz zaman dışa aktarma. Hangi formatlarda ve kim neyi dışa aktarabilir?
• İzin kayıtları da taşınır. Abonelikten çıkma kayıtları kişilerle birlikte dışa aktarılıyor mu, böylece sonraki sistem de bunlara uymaya devam ediyor mu?
• Satılık değil. Sağlayıcı verilerinizi birine satıyor ya da kiralıyor mu?

4. Şifreleme ve yedekler

• Aktarımda ve depolamada şifreli. Cihazlar ve sunucular arasında hareket eden veriler ile dosyalar ve yedekler dahil sunucularda saklanan veriler.
• Otomatik yedekler. Ne sıklıkla alınıyor ve geri yükleme test edildi mi?

5. Etkinlik kayıtları

Girişlerin, dışa aktarmaların ve hassas kayıtlardaki değişikliklerin kaydedilip kaydedilmediğini ve bir broker'ın kimin neyi ne zaman yaptığını görüp göremediğini sorun. Bir şeyler ters gittiğinde ne olduğunu kayıtlardan öğrenirsiniz.

6. Denetimler ve sertifikalar

Birçok franchise bağımsız bir denetim raporu ister. Yaygın olanlardan biri SOC 2'dir. AICPA, SOC raporlarını bir hizmet kuruluşunun sistem kontrolleri hakkında CPA'ların sunabileceği bir hizmetler paketi olarak tanımlar. Sağlayıcının böyle bir raporu olup olmadığını, hangi dönemi kapsadığını ve gizlilik sözleşmesiyle okuyup okuyamayacağınızı sorun. Dışarıdan yapılan güvenlik testlerini de sorun. En az bunun kadar önemli olan: size gösteremeyeceği sertifikaları ima eden sağlayıcılara karşı dikkatli olun.

7. Yapay zekaya özel sorular

• Yapay zeka, insanlarla aynı rollere ve veri duvarlarına uyuyor mu?
• Aramalar kaydediliyor mu ve yapay zeka bunu en başta söylüyor mu?
• Yapay zeka yalnızca izin vermiş kişileri mi arıyor veya onlara mı mesaj atıyor?
• Müşteri verileri yapay zeka tarafından nasıl kullanılıyor ve bu yanıtı yazılı alabilir misiniz?

8. Bir şeyler ters gittiğinde

Sağlayıcının bir güvenlik sorununu size nasıl ve ne kadar hızlı bildirdiğini ve muhatabınızın kim olduğunu sorun. Dışarıdan birinin onlara bir güvenlik sorununu nasıl bildirdiğini sorun. Buradaki net bir yanıt geri kalanı hakkında çok şey söyler.

RealtyMind bugün nasıl yanıt veriyor

İşte kendi kontrol listemiz, yalnızca güvenlik sayfamız, franchise sayfamız ve yardım makalelerimiz kullanılarak yanıtlandı.

Sertifikalarla ilgili son satır önemli. Her sağlayıcı neyi kazandığını ve neyi henüz kazanmadığını size açıkça söylemeli, böylece kullanıma geçişinizin neye ihtiyaç duyduğuna siz karar verebilirsiniz.

Danışmanların size soracakları

Güvenlik incelemesi yalnızca franchise'ın IT ekibi için değildir. Danışmanlar aynı soruların kendi versiyonunu, genelde daha sade kelimelerle soracak ve aldıkları yanıtlar aracı gerçekten kullanıp kullanmayacaklarını belirleyecek:

• “Broker'ım müşterilerimi görebilir mi?” Rolleri tek cümleyle açıklayın ve gösterin.
• “Ayrılırsam kişilerim bende kalır mı?” Sahiplik yanıtını kullanıma geçmeden önce yazılı olarak hazır tutun.
• “Bu, bana sormadan müşterilerime mesaj atar mı?” Kimin neyi onayladığını ve yalnızca izin vermiş kişilerin mesaj aldığını gösterin.
• “Bir şifre daha mı gerekecek?” Google veya Microsoft ile girişte danışmanlar zaten sahip oldukları iş hesabını kullanır.

Bu yanıtları her ofisin kullanıma geçiş paketine koyun. İlk gün verilen net bir yanıt, ikinci gün çıkacak bir dedikoduyu önler.

İncelemeyi yürütmenin basit bir yolu

1. Anketi erken gönderin, demodan önce, böylece yanıtlar neye bakacağınızı belirlesin.
2. Yazılı yanıtlar ve sağlayıcının kendi sayfalarına bağlantılar isteyin.
3. İlk ofisinizde test edin: şirket hesabınızla giriş yapın, her rolü deneyin ve bir dışa aktarma yapın.
4. Bir test danışmanını kaldırıp erişimin sona erdiğini teyit ederek erişim kapatmayı kontrol edin.
5. Bölge bölge karar verin. Geri kalanı bir franchise genelinde teknolojiye geçiş rehberimizde.

Sorular